6 Cara Dinamis untuk Melayani Klien Anda

Client service/Layanan terhadap klien merupakan unsur penting dalam bisnis apapun.

1. Selalu siap sedia, berarti anda ‘memenangkan permainan’

Klien ingin ada orang yang siap sedia bagi mereka. Orang yang selalu siap untuk menanggapi kebutuhan mereka apabila mereka menanyakan tentang tanggal pengiriman atau fitur produk. Jawablah telepon, e-mail dan pesan teks secepat mungkin dalam waktu 24 jam.

Jika klien bertanya tentang sesuatu yang perlu anda periksa, apakah itu spesifikasi produk atau tanggal penagihan, jangan biarkan hal itu menghentikan kecepatan respons anda. Beritahu klien bahwa anda perlu melihat secara menyeluruh lembar spesifikasi setelah kembali ke kantor, atau anda ingin memeriksa departemen akuntansi. Lalu, tentu saja, menindaklanjuti dengan jawaban yang tepat. Klien akan menghargai anda jika anda mengetahui kebutuhan mereka.

2. Dengarkan kebutuhan mereka

Client service terbaik berasal dari bagaimana anda mendengarkan orang lain. Semua bisnis memiliki kebutuhan. Produk dan jasa dibeli karena kebutuhan tersebut terpenuhi. Jika perusahaan anda menawarkan barang dan jasa yang hanya memiliki software tertentu, misalnya. Mungkin hal ini adalah masalah besar bagi perusahaan yang telah berinvestasi pada jenis software yang berbeda.

Alih-alih menunjukkan bahwa klien mengubah sesuatu yang telah mereka gunakan untuk modal dan waktu pelatihan, coba dengarkan mengapa mereka menggunakannya. Bisakah produk anda dikonfigurasi ulang agar sesuai dengan apa yang sudah mereka miliki? Jika demikian, anda mungkin akan terlihat sebagai bintangnya client service..!

Related: 10 Cara Unik Agar Nama Anda Menjadi Terkenal

3. Gunakan sistem penjawab telepon untuk bisnis anda

Kebutuhan respon cepat terhadap klien sering terjadi melalui e-mail atau bahkan pesan teks.Anda mungkin pernah sedang tidak berada di tempat dimana anda dapat dengan nyaman menerima telepon. Anda tidak bisa memberikan pelayanan pelanggan  seperti mendengarkan dengan penuh perhatian dan mencatat apa yang dibutuhkan klien anda. Anda mungkin sedang dalam rapat, berkendara atau sedang dalam perjalanan. Klien sendiri mungkin juga berada di luar kantor dan tidak selalu terjangkau melalui telepon.

Percakapan secara langsung sering menghasilkan wawasan dan data yang murni daripada melalui komunikasi elektronik. Namun berkomunikasi melalui telepon akan terasa lebih hangat dan ramah daripada melalui e-mail. Untuk alasan tersebut, komunikasi telepon perlu menjadi bagian dari rencana bisnis anda. Sistem penjawab telepon dapat menjawab semua panggilan telepon anda dan memastikan anda tidak pernah melewatkannya secara profesional dan akurat. Hal ini akan meyakinkan klien anda bahwa mereka dapat menghubungi anda kapan saja dan dimana saja.

4. Anda perlu melatih staf anda

Semua staf yang memberikan dukungan kepada anda perlu dilatih dalam peran mereka terhadap klien. Mereka harus bisa menjawab pertanyaan yang tidak perlu perhatian anda, misalnya.

Pastikan anda telah menyentuh basis mengenai etiket bisnis juga. Tekankan kepada mereka untuk bersikap sopan dan tidak sesantai ketika bersama teman. Hal ini sangat penting jika anda memiliki staf muda yang mungkin menganggap ‘peraturan media sosial’ berlaku di dalam bisnis. Tidak semua dari mereka mampu melakukannya. Dan pastikan staf anda tahu bahwa mereka harus siap sedia bagi klien untuk meningkatkan reputasi bisnis. Aturan 24 jam juga berlaku bagi mereka.

5. Anda harus benar-benar mengenal produk anda

Jangan berharap klien terkesan apabila ketika mereka mengajukan pertanyaan rutin tentang produk atau jasa anda, namun anda tidak dapat menjawabnya dengan lancar. Ya, mungkin ada saatnya ketika sebuah pertanyaan memerlukan pengetahuan khusus, dan anda harus memeriksanya di data yang sudah ada. Tetapi anda harus cukup familiar dengan produk anda. Karena kemampuan menjawab sebagian besar pertanyaan akan menentukan sifat atau perangai anda.

Mengenali produk adalah masalah pengalaman. Tetapi jika anda baru memulai bisnis atau menyediakan begitu banyak produk yang sesuai dengan tantangan, luangkan waktu untuk membiasakan diri anda mengenali produk anda di luar pekerjaan. Pelajari produk seperti anda belajar untuk menghadapi tes sampai anda mengenal produk anda luar dalam. Dengan begitu, anda bisa berbicara dengan lihai tentang apa yang bisa produk anda berikan.

6. Letakkan rencana umpan balik pada tempatnya

Sebuah feedback loop yang berkelanjutan sangat ideal untuk menggerakkan client service yang lebih baik. Klien akan memberitahu anda seberapa baik anda memenuhi kebutuhan mereka. Jika semuanya baik-baik saja, bagus! Jika ada area dimana anda perlu meningkatkan permainan bisnis anda, maka anda akan tahu tentang mereka secara spesifik. Kemudian, anda berusaha memperbaiki diri di area dimana mereka ingin melihat peningkatan dan umpan balik yang berkelanjutan.

Sebuah feedback loop yang berkelanjutan sangat ideal untuk menggerakkan client service yang lebih baik. Klien akan memberitahu anda seberapa baik anda memenuhi kebutuhan mereka. Jika semuanya baik-baik saja, bagus! Jika ada area dimana anda perlu meningkatkan permainan bisnis anda, maka anda akan tahu tentang mereka secara spesifik. Kemudian, anda berusaha memperbaiki diri di area dimana mereka ingin melihat peningkatan dan umpan balik yang berkelanjutan.

Related : 5 Tips Agar Tidak  Stress di Tempat Kerja

Idealnya, sebuah rencana umpan balik juga akan memberikan umpan balik yang nyata. Apakah anda baru saja menyampaikan sebuah sistem baru yang besar? Itu adalah saat yang tepat untuk anda meminta umpan balik tentang waktu, pengetahuan, kualitas layanan dan sebagainya dari klien anda. Jika anda ingin meminta umpan balik, pastikan untuk melakukannya dengan segera. Jika tidak, klien mungkin juga tidak mengingat pengalaman mereka terhadap produk atau jasa anda. Dan hal ini mungkin terasa menyebalkan bagi mereka, karena mereka harus memberikan umpan balik setelah menggunakan layanan atau produk anda.

Client service merupakan bagian penting dari bisnis apapun. Gunakan 6 tips tersebut untuk membantu perusahaan anda lebih unggul..!

Sukses untuk anda, salam hebat luar biasa..!!