6 Tips untuk ‘Menghancurkan’ Deadline Anda

Berikut ini adalah cara untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dari daftar tugas anda setiap harinya.

Banyak dari kita biasanya gembira ketika mendapatkan prospek pekerjaan baru atau menghadapi tantangan baru. Sayangnya, rasa senang karena hal baru tersebut tidak berlangsung lama ketika kita terkena gelombang demi gelombang deadline.

Tidak semua orang secara mental atau fisik mampu menangani hal tersebut. Ketika anda gagal  menyelesaikan setiap tugas, lupa membuat laporan atau datang terlambat ketika meeting, itu sama saja dengan anda mendorong diri anda terperosok lebih jauh ke dalam lubang kegagalan.

Bagaimana cara anda untuk mengubah situasi ini? Bagaimana cara agar anda mampu mengatasi situasi dan menyelesaikan semua tugas anda pada waktu yang tepat? Berikut ini adalah beberapa tips mengatasi deadline tugas anda :

1. Jangan mengandalkan ‘catatan mental’

Anda mungkin memiliki kekuatan otak yang menakjubkan. Tetapi anda tetap tidak memercayainya untuk menyimpan setiap informasi penting yang anda perlukan. Tugas yang tiba-tiba saja semakin menumpuk, tugas yang harus anda selesaikan setiap hari di kantor sering membuat kita mendapat banyak tekanan.

Kapanpun pekerjaan baru tiba di meja kerja anda, jangan hanya mengandalkan catatan mental untuk menjalankan tugas anda. Jadwalkan tugas itu di kalender anda lengkap dengan durasi dan tanggal jatuh temponya. Dengan begini, anda memiliki peta tugas yang mewakili urutan kronologis tanggung jawab anda secara jelas. Gunakan aplikasi task-reminder untuk membantu anda tetap mengingat tugas anda. Dengan cara itu, meskipun ‘catatan mental’ anda mengecewakan, anda dapat selalu mengandalkan kalender terpercaya yang telah anda buat.

2. ‘Sekarang’ adalah waktu yang tepat

Jika ada proyek di meja kerja anda, lakukan segera jika memungkinkan. Ya, kita menetapkan waktu awal dan akhir untuk setiap proyek. Tetapi tidak masuk akal anda suka menunda sesuatu jika sebenarnya anda tidak perlu melakukannya.

Dengan begitu, anda bisa tetap tepat waktu dan mengurangi risiko tidak memenuhi deadline anda. Kebiasaan ini juga memungkinkan anda memiliki banyak waktu untuk menelusuri kembali pekerjaan anda. Untuk melihat jika anda membuat suatu kesalahan saat mengerjakan proyek tersebut. Sehingga anda bisa memperbaiki kesalahan anda.

3. ‘Breakdown‘ tugas anda

Jangan melihat gambaran besar dari sebuah tugas. Sebagai gantinya, cobalah mem-breakdown tugas anda. Yaitu memecahkan gambaran besar tugas anda menjadi beberapa bagian yang akan lebih mudah dicerna. Kemudian, tetapkan batas waktu untuk masing-masing tugas dan selesaikan tugas anda satu per satu. Hal ini dapat membantu anda menyelesaikannya dengan lebih mudah dan cepat.

Seiring anda menyelesaikan setiap tugas, anda akan merasakan adanya prestasi yang akan mendorong anda untuk menghadapi tantangan berikutnya dengan semangat dan tekad. Dengan bekerja dalam mode sedikit demi sedikit seperti ini, anda akan mampu mencapai tujuan dengan gambaran yang lebih besar tanpa mendapatkan banyak hambatan.

4. Mengerjakan tugas yang mendekati deadline terlebih dahulu

Kerjakan lebih dulu pekerjaan yang mendekati deadline, walaupun tugas tersebut tidak penting.

Saat menjadwalkan tugas di kalender anda, mulailah dari jadwal dengan tanggal jatuh tempo terdekat. Tugas itu mungkin tidak sepenting tugas selanjutnya, tapi jika waktunya selesai lebih cepat, itulah yang paling penting. Lagipula, anda perlu menyelesaikan semuanya, jadi lebih baik memulai dari awal dengan pekerjaan yang paling mudah.

Jika anda sangat terganggu oleh tugas yang lebih penting, lakukan yang terbaik untuk menyelesaikan tugas sebelumnya secepat mungkin. Sehingga akhirnya anda dapat mulai mengerjakan tugas yang lebih penting.

5. Tutup ‘pintu’ anda dari berbagai gangguan

Meskipun anda memiliki kendali untuk mem-breakdown tugas anda, seringkali sulit untuk mengantisipasi gangguan ketika menjadwalkan kegiatan dan memprioritaskan tugas.

Betapapun pentingnya hal ini, gangguan tersebut pada akhirnya hanya akan memperlambat anda. Cobalah untuk menghindari sebanyak mungkin interupsi ini dengan mendelegasikan tanggung jawab anda kepada karyawan anda yang paling cakap dan tepercaya. Matikan telepon dan koneksi internet agar tidak mengganggu anda ketika mengerjakan tugas.

Anda bahkan dapat meninggalkan kantor dan bekerja di sebuah resort sementara waktu jika anda harus melakukannya. Tetapi pastikan bahwa langkah-langkah yang anda ambil sudah tepat agar anda tidak mendapatkan gangguan ketika bekerja.

6. Selalu merencanakan selangkah lebih jauh

Saya pribadi melihat deadline tugas sama seperti ketika saya membuat planning perjalanan. Anda tidak mungkin mendadak naik pesawat tanpa perencanaan. Dan saya tidak menunggu sampai menit terakhir untuk mulai merencanakan deadline tugas saya.

Terkadang kedua hal ini bisa bertabrakan. Misalnya, saya harus bepergian ke negara lain untuk meeting bisnis. Namun, saya sering melewatkan pertemuan ini atau tiba terlambat di lokasi karena jadwal saya yang sangat sibuk dan keberangkatan yang mendadak. Sekarang, saya pribadi membayar dan menangani semua masalah penerbangan saya melalui aplikasi travel online agar perjalanan saya lebih terjadwal dengan baik.

Perencanaan ke depan selangkah lebih jauh merupakan ide yang bagus. Hal ini tidak hanya akan membantu anda memenuhi deadline yang beragam. Tetapi juga akan membuat planning masa depan anda semakin lebih baik.

Sukses untuk anda, salam hebat luar biasa..!!