6 Cara Meminimalisir Pekerjaan Namun Tetap Selesai Tepat Waktu

Kita semua memiliki 24 jam dalam sehari, tapi sebagian orang bisa lebih cepat menyelesaikan tugasnya daripada orang lain lain. Mengapa bisa begitu?

Semua orang sama-sama memiliki 24 jam dalam sehari, namun beberapa pengusaha bisa menyelesaikan lebih banyak pekerjaan daripada orang lain. Apakah itu hanya kebetulan karena beberapa orang tersebut bekerja lebih keras daripada yang lain?

Kita semua pernah mendengar pepatah, “bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras”. Tetapi banyak pengusaha sukses telah menyadari produktivitas merupakan bagian dari usaha dan juga bagian dari efisiensi. Bekerja cerdas sama pentingnya dengan bekerja keras, tetapi sering kali kita lebih dominan bekerja keras karena kita tidak tahu bagaimana bekerja cerdas.

Artikel ini akan menjelaskan enam cara yang berbeda untuk menyelesaikan pekerjaan lebih cepat namun juga meminimalisir pekerjaan yang anda lakukan setiap hari sehingga anda dapat bekerja lebih cerdas, bukan hanya bekerja lebih keras.

1. Outsource.

Perjuangan terbesar di antara pengusaha yang tidak produktif adalah belajar apa yang dapat mereka kerjakan pada tugas sehari-hari dan mencari tahu bagaimana cara untuk melakukan “outsource” pada tugas lainnya.

Virtual assistants (VA/asisten virtual) dapat menjadi aset berharga untuk bisnis anda dan cara yang bagus untuk “membeli” waktu anda. Berapa banyak uang yang anda habiskan dan berapa banyak tugas yang membosankan atau berulang-ulang telah menghabiskan waktu anda?

Jika anda telah mempertimbangkan outsourcing pada beberapa pekerjaan anda, tetapi jangan sepenuhnya percaya pada orang yang cukup kompeten tersebut untuk melakukan pekerjaan anda. Anda harus mempertimbangkan setidaknya menguji VA sebelum menetapkan kesimpulan itu. Tidak sulit untuk menemukan VA yang baik jika anda mampu untuk mengatakan dengan terbuka apa yang anda butuhkan, dan menentukan hasil yang jelas.

2. Delegasikan.

Jika anda memiliki tim atau mitra, manfaatkan mereka. Jangan takut untuk mendelegasikan pekerjaan dan tanggung jawab kepada anggota tim ketika anda perlu.

Anda tidak perlu menjadi superhero di dalam bisnis anda. Prioritaskan apa yang terpenting bagi anda, dan delegasikan sisanya. Ini semua tentang mendelegasikan tugas yang tepat untuk orang yang tepat. Hal ini melibatkan pencocokan persyaratan dari tugas yang anda delegasikan dengan kemampuan tim atau mitra anda. Pada awalnya, anda mungkin ingin memulai dengan mendelegasikan tugas yang lebih kecil dahulu untuk tim anda.

Setelah anda membangun keyakinan cukup dalam tim anda, anda dapat mulai mendelegasikan seluruh pekerjaan.

3. Focus more. Do less.

Kunci untuk dapat menyelesaikan pekerjaan lebih banyak  adalah dengan mengerjakan lebih sedikit. Tidak percaya?

Pikirkan kapan terakhir kali anda memiliki beberapa proyek. Berapa lama waktu yang anda butuhkan untuk menyelesaikan semua pekerjaan tersebut?

Sekarang perhatikan saat anda menuangkan semua perhatian anda ke dalam satu proyek. Cara manakah yang bekerja lebih baik?

Ambil beberapa proyek pada waktu yang sama sebisa yang anda kerjakan. Steve Jobs mengatakan pekerjaannya lebih baik saat konferensi pada tahun 1997, setelah ia menurunkan proyek Apple dari 350 proyek menjadi 10 proyek.

“Ketika anda berpikir tentang fokus, Anda berpikir “Well, fokus adalah tentang mengatakan YA”.  Tidak. “Fokus adalah tentang mengatakan TIDAK”, kata Jobs.

Katakan tidak untuk lebih banyak hal daripada mengatakan YA. Pilihlah proyek anda dengan hati-hati. Sebuah pedoman umum adalah untuk fokus ke satu hal pada satu waktu. Anda harus memiliki satu tujuan, atau satu hal besar yang perlu dilakukan setiap hari, dan fokuslah pada hal tersebut.

4. Jadwalkan “istirahat” dalam rutinitas dan pekerjaan anda.

Momentum ini penting demi produktivitas. Namun, pengusaha yang mengandalkan waktu istirahat untuk melakukan lebih banyak pekerjaan cenderung karena berharap pekerjaan mereka selesai lebih cepat. Saya pernah mencoba untuk melakukan lebih banyak pekerjaan hanya untuk menyelesaikannya dengan cepat. Namun hasilnya, saya tidak dapat menyelesaikannya dengan benar.

Penjadwalan istirahat dalam rutinitas saya telah terbukti sangat berharga. Saya sudah mampu menjaga jam istirahat saat mengerjakan tugas-tugas tanpa kelelahan atau kehilangan fokus.

Teknik seperti memanfaatkan waktu dengan efektif memungkinkan anda untuk memiliki jam istirahat yang teratur tanpa harus berpikir tentang hal itu, atau mengingatkan diri anda untuk istirahat.

5. Otomatis

Berapa banyak dari kehidupan pekerjaan anda sehari-hari atau rutinitas anda sehari-hari yang dapat dikerjakan secara “otomatis”?

Mungkin ada email yang secara teratur anda terima, yang dapat menerima respon otomatis. Mungkin ada tools seperti Meet Edgar yang dapat membantu anda mengotomatisasi pemasaran pada social media anda.

Gunakan teknologi dan tools yang tersedia di internet untuk membantu anda mengotomatisasi aspek kehidupan dan bisnis anda. Anda selalu memiliki potensi untuk mengotomatisasi beberapa aspek dari bisnis anda.

Mulai dengan mencari tools, seperti “If This Then That” ( IFTTT ) dan Zapier untuk menemukan ide-ide. Untuk permulaan, periksa beberapa rekomendasi untuk social media marketing seperti  mengotomatisasi dengan IFTTT dan mengotomatisasi dengan Zapier.

6. Merampingkan proses sebanyak mungkin.

Lihatlah proses berulang-ulang dalam bisnis anda, dan lihat pada proses mana anda dapat meningkatkan efisiensi.

Misalnya, anda mungkin berinteraksi dengan puluhan pelanggan setiap hari, dan menjawab pertanyaan mereka. Salah satu cara yang paling umum untuk merampingkan customer service adalah dengan memiliki respon yang sudah anda siapkan, yang dapat dengan mudah anda gunakan untuk pertanyaan yang paling sering anda terima.

Ide lain mungkin termasuk mengurangi rapat staf, hanya memeriksa email sekali atau dua kali sehari sesuai jadwal, mengkonsolidasikan software, atau memperpendek “to-do list” anda.

Carilah hal-hal yang terlihat berlebihan, hal yang tidak perlu atau hal yang menyebabkan keterlambatan dalam bisnis anda, dan mulai hilangkan hal-hal tersebut.

Salam hebat luar biasa !!